Aufgabenmanagement: ausgewählte Methoden und Strategien

Welche Methoden und Strategien für Ihr Aufgabenmanagement am hilfreichsten sind, hängt von diversen Faktoren ab. Dazu gehören neben der Anzahl und Komplexität der gleichzeitig zu managenden Aufgaben und Projekte die Art und der Umfang der jeweiligen (Teil-)Aufgabe sowie Ihre eigene Arbeitsweise, persönliche Motivatoren und Stressoren uvm. Wie in anderen Lebensbereichen gilt auch hier das Motto des Apostels Paulus aus 1. Thess 5, 21: „Prüfet aber alles (oder zumindest einiges – vielleicht auch einmal etwas, das Ihnen nicht vertraut ist oder dem Sie eher kritisch gegenüberstehen?) und das Gute (also das, was für Sie funktioniert!) behaltet!“

Die Auswahl der hier vorgestellten Methoden erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Originalität; das einzige Kriterium bei der Entscheidung für diese vier Methoden war, dass sich jede Einzelne im Arbeitsalltag von Hochschullehrenden bewährt hat.

• Die Eisenhower-Matrix: ebenso klassisch wie genial. Die Stärke der nach US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannten Matrix liegt darin, dass sie zwischen der Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben unterscheidet. Die folgende Tabelle illustriert die vier Kombinationsmöglichkeiten und sich daraus ergebenden Handlungsanweisungen:

Sicher kennen Sie das auch aus Ihrem eigenen Hochschulalltag. Im Idealfall sind Sie mit Aufgaben beschäftigt, die Sie als wichtig und dringend empfinden, oft geht aber viel Zeit drauf für dringende Dinge, die (Ihnen) vielleicht nicht so wichtig sind. Und im schlechtesten Falle verschwenden Sie Ihre Zeit mit Dingen, die weder wichtig noch dringend sind… Der Knackpunkt (und das Interessante!) sind oft die Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringend, also die Aufgaben in Quadrant B. Dies sind oft sind das persönliche Projekte (Dissertation, Buchprojekt, eine Lehrveranstaltung zu einem ganz besonderen Forschungsprojekt, die Sie schon lange durchführen wollen, etc.)

Kleine Schritte

Hier kommt nun die Macht von Deadlines ins Spiel. Die Literatur zum Zeit- bzw. Aufgabenmanagement unterstreicht, wie wichtig es ist, selbstwirksam und selbstfürsorglich die Verantwortung für solche Aufgaben zu übernehmen. Konkret bedeutet das: Setzen Sie sich selbst Deadlines für die Projekte, die Ihnen wirklich wichtig sind, die aber dazu tendieren, im täglichen Arbeitsalltag unterzugehen, da Sie nie über die gefühlte Priorität zwei hinauskommen. Suchen Sie sich Verbündete, die Sie bei der Einhaltung der Deadlines unterstützen. Fangen Sie mit kleinen Schritten an: Um sich selbst nicht zu überfordern und entmutigt aussteigen, unterteilen Sie die Mammutaufgabe (oft in Quadrant B) in kleinere Aufgabenpakete, die in etwa dreißig Minuten abgearbeitet werden können. Nutzen Sie hierfür beispielsweise

• 3×30 (Minuten): Dies ist eine leichte Abwandlung bzw. Vereinfachung der von Francesco Cirillo entwickelten Pomodoro-Technik. Tatsächlich ist „Technik“ ein großes Wort für eine simple Idee: Entscheiden Sie sich, eine halbe Stunde lang an einem Projekt zu arbeiten. Das heißt also nicht: es zu beenden; es heißt anzufangen, oder, frei nach einer niederändischen Redensart, „dem Monster den Kopf abzubeißen“: Die meisten Monster sehen dann nicht mehr ganz so furchterregend aus. Nach dieser halben Stunde (bzw. bei Pomodoro 25 Minuten) machen Sie eine kurze Pause – oder stellen sich den Wecker noch einmal für die nächste Runde. Wenn Sie den Rest des Tages auch noch produktiv sein sollen, gönnen Sie sich spätestens nach der dritten Arbeitseinheit eine Pause von 15-20 Minuten. Nutzen Sie die Kraft der kleinen Schritte.
  Sie meinen, viele Ihrer Aufgaben seien zu komplex und aufwändig, um eine halbe Stunde daran zu arbeiten? Sicherlich stimmt das; deshalb geht es ja auch nicht um die vollständige Erledigung, sondern darum, einen Anfang zu machen. Mit 3×30 schließlich nutzen Sie zusätzlich die Macht der Gewohnheit: Nehmen Sie sich vor, an mindestens drei Tagen in der Woche an Ihrem größeren Projekt zu arbeiten. Sind Sie an einem Tag mal so richtig produktiv und schaffen zwei Stunden? Auch gut. Dann bleiben nur noch zwei Tage mit jeweils mindestens dreißig Minuten. Vielleicht ist Ihnen 3×30 zu wenig? 3×2 (Stunden) geht natürlich auch – oder jedes andere realistische Ziel, das Sie motiviert, anzufangen und dranzubleiben. Das klingt Ihnen alles zu simpel, zu mechanisch, zu verschult? Probieren Sie es eine oder zwei Wochen lang aus und entscheiden Sie nach dieser Erfahrung, ob die Kraft der Deadlines für Sie funktioniert. 
• Würfeln: Ein simpler Trick, um unangenehme Aufgaben zu erledigen: Schreiben Sie sechs (Teil-)Aufgaben, die jeweils max. eine halbe Stunde dauern dürfen, auf ein Blatt Papier und weisen Sie jeder Aufgabe eine Ziffer von 1 bis 6 zu: zwei Aufgaben, die Ihnen Spaß machen, zwei, die so lala sind, und zwei, die Ihnen schon vor dem Anfangen zum Hals heraushängen. Werfen Sie einen Würfel (ja, einen Spielwürfel!) und erledigen Sie die Aufgabe, die auf dem Blatt neben der jeweiligen Ziffer steht. Wenn die Aufgabe erledigt und abgehakt ist, schreiben Sie eine nächste Aufgabe dazu. Zu albern? Gehen Sie pragmatisch an die Sache heran: Wenn‘s hilft! Manchmal ist es sinnvoll, etwas Spielerisches in den Arbeitsalltag hinein zu bringen, um sich zu motivieren. Und es ist sinnvoll, nicht zu viel Zeit mit der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Teilaufgabe zu verplempern, sondern sich einfach direkt der Aufgabe zuzuwenden (s.o. Abschnitt 3c)). Sie haben keinen Würfel zur Hand? Dann probieren Sie folgende (irrtümlicherweise Mark Twain zugeschriebene) alternative Strategie: „Eat a live frog every morning, and nothing worse will happen to you the rest of the day.“
• Getting Things Done: Die von David Allen entwickelte Methode (Allen 2011, 14) fragt überhaupt nicht danach, ob es sinnvoll ist, irgendeine Aufgabe zu erledigen, sondern geht von der Prämisse aus, dass Aufgaben erledigt werden müssen. Die Entscheidung, was zu tun ist, sollte also bereits getroffen sein (beispielsweise mithilfe der Eisenhower-Matrix, s.o. Abschnitt 4a)). Die Stärke der Methode liegt darin, dass sie hilft, zu erledigende Aufgaben aus den Augen, nicht aus dem Sinn zu bekommen. Das Herzstück der Methode sind 47 Mappen (31 für die Tage im Monat plus 12 für die Monate), weshalb die Methode auch als „47 folders“ bekannt ist. Kurz gesagt ist sie ein Wiedervorlagesystem, in dem Aufgaben in Mappen einsortiert werden. Am Morgen jedes Tages kann kurz geschaut werden, welche Aufgaben am jeweiligen Tag anstehen. (Dabei bewährt es sich – wie auch bei anderen Methoden zum Aufgabenmanagement – berufliche und private Termine, Aufgaben etc. gleichermaßen im System zu verwalten.) Vorteil der Mappen (die stehend in einem größeren Schuhkarton oder stabilen Schuber den entsprechenden Platz einnehmen) gegenüber digitalen Vorlagesystemen ist, dass darin auch Dinge wie Briefe, Quittungen, Formulare, Gesprächsnotizen etc. Platz finden. Dieses Organisationsinstrument ist in seiner analogen Form etwas sperrig, aber es schafft viel Ruhe im Kopf, da Termine und die dazugehörigen Papiere nicht mehr in Stapeln verschwinden, sondern an einem Platz gebündelt sind. Die weitere Perspektive bis zu einem Jahr im Voraus wird mithilfe der Monatsmappen sehr effektiv berücksichtigt; wohl erfordert das System regelmäßige Beachtung und Pflege. Die Mappen ergänzen und unterstützen den Terminkalender und können bei Bedarf mit weiteren Listen ergänzt werden, um beispielsweise Routineaufgaben zu bündeln oder längerfristige Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.
• To Do/Today/Done-Liste: Wie jede andere Liste kann auch die Todo/Today/Done-Liste digital oder analog geführt werden. Ihre Stärke besteht darin, dass sie nicht nur sichtbar macht, was alles noch erledigt werden muss, sondern auch das, was bereits getan und erreicht worden ist. Auf einem großen Blatt (Flipchart-)Papier werden drei Spalten gemacht; die mittlere Spalte für die am heutigen Tag zu erledigende Aufgaben sollte mit Abstand die schmalste sein. Links können unter der Überschrift „To do“ auf Post-Its alle Aufgaben gesammelt werden, die grundsätzlich und irgendwann anstehen. Was dringend wird und heute erledigt werden muss wird in die mittlere Spalte verschoben und wandert nach seiner Erledigung in die rechte Spalte unter „Done“. In diesem Feld sammelt sich im Lauf der Zeit der sichtbare Beweis wenn schon nicht der eigenen Produktivität, so doch zumindest des Beschäftigt-Gewesen-Seins…