Aufgabenmanagement: fünf wichtige Prinzipien

Effektives Aufgabenmanagement fußt auf fünf Prinzipien (vgl. Koenig/Roth/Seiwert 2001, die hier von Selbstorganisation sprechen).

1. Das Prioritätenprinzip: Dass ein wichtiger, vielleicht sogar der wichtigste Schritt zu einem effektiven Aufgabenmanagement in der Priorisierung der anstehenden Aufgaben mithilfe der Unterscheidung wichtiger und dringender Aufgaben liegt, wurde bereits erwähnt (s.o. Abschnitt 1).
2. Das Schriftlichkeitsprinzip: Erfolgreiches Aufgabenmanagement beginnt mit dem Aufschreiben der Aufgaben. Ob Sie Ihre Pläne flexibel-digital in der auf all ihren Endgeräten verfügbaren App oder klassisch mit dem Stift im Terminkalender festhalten: das Aufschreiben macht den Kopf frei für die echten Und manchmal hilft schon das buchstäbliche Sich-vor-Augen-Führen der Aufgaben des Tages, warum Sie beim Gedanken an diesen Tag so ein Druckgefühl im Kopf hatten: Es sieht alles so viel aus…! Das Aufschreiben hat außerdem den Vorteil, dass Sie erledigte Aufgaben hinterher abhaken können; das kann besonders motivierend sein, wenn Sie das Gefühl drückt, Sie hätten am heutigen Tag nichts geschafft.
3. Das Direkt-Prinzip: Wenn etwas weniger als zwei (bzw. drei bzw. fünf, da ist sich die Aufgabenmanagement-Literatur nicht ganz einig) Minuten dauert, mach es direkt! Anders formuliert: Wenn etwas aufzuschreiben länger dauert als es direkt zu erledigen, sparen Sie sich das Aufschreiben. Wenn Sie allerdings zu den Menschen gehören, die am Ende eines Arbeitstages immer wieder feststellen, dass sie fast den ganzen Tag damit verbracht haben, „noch rasch diesen Anruf zu tätigen“ und „noch rasch diese Mail zu schreiben“ und „noch rasch dies von A nach B zu bringen“, dann nutzen Sie doch einmal dieses Prinzip (mit dem Parkinsonschen Gesetz im Hinterkopf, s.o. Abschnitt 2), um die Länge von Aufgaben selbst zu beeinflussen. Könnten Sie beispielsweise, wenn jemand unangekündigt in Ihr Büro kommt, sagen: „Ich habe jetzt zwei Minuten. Wenn Sie länger brauchen, kommen Sie bitte in einer Stunde (bzw. morgen zu meiner Sprechstunde) wieder.“?
4. Das Gut-statt-perfekt-Prinzip: Dieses Prinzip wird oft mit dem Paretoprinzip in Verbindung gebracht. Dieses wurde von dem italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Wilfried Fitz Pareto formuliert und besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern mit 80 % des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit. Diese Regel (die auch in anderen Lebensbereichen zu beobachten ist), führt deutlich vor Augen, warum Perfektionismus – im Gegensatz zu dem, was viele Menschen mit sehr hohen Ansprüchen an andere und vor allem an sich selbst denken – alles andere als professionell ist: Er ist in der Regel ein großer Zeitfresser. In diesem Zusammenhang wäre es u.U. lohnend, der Frage nachzugehen, inwiefern gewisse organisatorische Gegebenheiten im (deutschen) Hochschulsystem perfektionistische Verhaltensweisen unterstützen oder gar belohnen. Sicher ist es ein großes Verdienst, wenn Menschen dazu aufgefordert und dabei unterstützt werden, ihren Horizont zu erweitern und tief in ihre jeweilige Forschungsmaterie einzutauchen. Gleichzeitig sollte im Sinne eines gesunden, professionellen Gleichgewichts im Arbeitsalltag auch nicht aus den Augen verloren werden, dass viele Aufgaben von Hochschullehrenden nicht unendlich lange dauern können (und dies nicht sollten!).
5. Das Double-Diamond-Modell: Es kann dabei helfen, sich verschiedene Phasen beruflicher Projekte vor Augen zu halten: Laut diesem vom British Desing Council entwickelten Modell ist es für innovative, kreative Projekte essenziell, dass neben divergenten, kreativen Phasen des Entdeckens (discover) und Entwickelns (develop) auch fokussierende, präzisierende Phasen des Entscheidens (define) und schließlich des Loslassens (deliver) stehen (vgl. Design Council 2020).
6. Das Nein-Prinzip: Lernen Sie, Nein zu sagen, vor allem, wenn es Ihnen schwer fällt. Machen Sie sich bewusst, dass, wenn Sie sich nicht dauerhaft überfordern wollen, für jedes Ja, das Sie zu einer Frage oder Aufgabe sagen, irgendwo anders ein Nein kommen muss. Gerade für junge Lehrende und wissenschaftlich Tätige kann es eine Herausforderung sein, sich (inhaltlich oder zeitlich) abzugrenzen, besonders in einem Umfeld, wo Rollenüberschneidungen zwischen Vorgesetzten und Betreuenden von Qualifikationsarbeiten eher die Regel denn die Ausnahme sind. Da kann es helfen, sich bewusst zu machen, dass sich abzugrenzen und klar Position zu beziehen, Teil der eigenen wissenschaftlichen Profilierung ist. Schließlich bedeutet ein Nein zu den Anfragen anderer auch: Ich nehme meine eigene Arbeit ernst. Und dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass auch andere meine Arbeit ernst nehmen. Nein sagen heißt nicht: unhöflich sein. Es heißt, deutlich zu machen: Ich habe ein Profil, ich nehme mich selbst und meine eigenen Aufgaben ernst – und ich habe auch noch ein Leben außerhalb der Arbeit.