Getting Things Done
Die von David Allen entwickelte Methode (Allen 2011, 14) fragt überhaupt nicht danach, ob es sinnvoll ist, irgendeine Aufgabe zu erledigen, sondern geht von der Prämisse aus, dass Aufgaben erledigt werden müssen. Die Entscheidung, was zu tun ist, sollte also bereits getroffen sein (beispielsweise mithilfe der Eisenhower-Matrix, s.o. Abschnitt 4a)).
Die Stärke der Methode liegt darin, dass sie hilft, zu erledigende Aufgaben aus den Augen, nicht aus dem Sinn zu bekommen. Das Herzstück der Methode sind 47 Mappen (31 für die Tage im Monat plus 12 für die Monate), weshalb die Methode auch als „47 folders“ bekannt ist. Kurz gesagt ist sie ein Wiedervorlagesystem, in dem Aufgaben in Mappen einsortiert werden.
Am Morgen jedes Tages kann kurz geschaut werden, welche Aufgaben am jeweiligen Tag anstehen. (Dabei bewährt es sich – wie auch bei anderen Methoden zum Aufgabenmanagement – berufliche und private Termine, Aufgaben etc. gleichermaßen im System zu verwalten.) Vorteil der Mappen (die stehend in einem größeren Schuhkarton oder stabilen Schuber den entsprechenden Platz einnehmen) gegenüber digitalen Vorlagesystemen ist, dass darin auch Dinge wie Briefe, Quittungen, Formulare, Gesprächsnotizen etc. Platz finden.
Dieses Organisationsinstrument ist in seiner analogen Form etwas sperrig, aber es schafft viel Ruhe im Kopf, da Termine und die dazugehörigen Papiere nicht mehr in Stapeln verschwinden, sondern an einem Platz gebündelt sind. Die weitere Perspektive bis zu einem Jahr im Voraus wird mithilfe der Monatsmappen sehr effektiv berücksichtigt; wohl erfordert das System regelmäßige Beachtung und Pflege.
Die Mappen ergänzen und unterstützen den Terminkalender und können bei Bedarf mit weiteren Listen ergänzt werden, um beispielsweise Routineaufgaben zu bündeln oder längerfristige Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.